Zobacz także

         

System zarządzania dokumentami

Jak poradzić sobie z dużymi ilościami dokumentów? Ile sekund potrzebujesz, aby odnaleźć dowolny dokument?

 

 

System zarządzania dokumentami (Document Management System) – definicja.

Jest to oprogramowanie pozwalające na dowolne zarządzanie wszystkimi dokumentami w firmie. Aplikacja obsługuje dokumenty wewnętrzne na przykład pomiędzy działami oraz otrzymywane i wysyłana od i do partnerów. Mogą to być listy, faktury, zamówienia, reklamacje, gwarancje itd. Zbierane dane pozwalają na przedstawienie ich w postaci czytelnych informacji, z których powstaje wiedza przedstawiona w postaci graficznej w raportach.

 

Jednym z elementów systemu DMS może być moduł OCR – Optical Characer Recognition. Pozwala na przetwarzanie formy papierowej dokumentu na formę cyfrową, która daje możliwość szukania po wszystkich danych znajdujących się na dokumencie.

 

Informacje o dokumencie

W dedykowanym oprogramowaniu WMS są gromadzone wszystkie informacje jakie mogę pomóc w odpowiednim katalogowaniu i wyszukiwaniu dokumentów. Są to min.:
- data utworzenie dokumentu oraz autor (przeważnie brak możliwości edycji),
- wielkość dokumentu,
- rodzaj źródła pochodzenia, od kogo, rodzaj dokumentu, numer dokumentu,
- do jakich dokumentami jest powiązany np.:
A. Oferta > zamówienie > umowa > gwarancje > faktury,
B. Zamówienie > koszty materiałów > koszty robocizny > koszty składowania,
C. Kolejne wersje dokumentu np. oferta, umowa z klientem.

Dostęp do dokumentów

Użytkownicy mają dostęp do danego dokumentu zgodny z ich uprawnieniami. Po wykonanej pracy dokument jest przekazany kolejnym pracownikom.
Prawa dostępu do poszczególnych grup dokumentów można przydzielać dowolnie. Daje to pewność, że pracownicy będą mieli dostęp o wszystkich potrzebnych dokumentów i niczego ponadto.

Dostęp online

Nowoczesne systemy DMS pozwalają na nieograniczony dostęp do dokumentów z dowolnego urządzenia. Oczywiście aplikacje jest zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych.

Wyszukiwanie dokumentów

Wyszukiwarka pozwala przeszukiwać dokumenty po dowolnych parametrach. Dodatkowo można przeszukać bazę po dowolnym ciągu znaków, a system wskaże wszystkie dokumenty spełniające wybrane kryteria. Dokumenty są przedstawione w tabeli, która pozwala na filtrowanie i sortowanie po wszystkich kolumnach. Pracownicy mogą tworzyć KWARENDY, które automatyzują cały proces wyszukiwania - często wyszukiwana mogę być zapisane w postaci kwarendy.
Dodatkowo wybrane osoby mogę tworzyć i edytować listą tagów, które można dodawać do dokumentów. Daje to pewność, że lista będzie spójna, przemyślana, a wszystkie tagi będą wprowadzone w liczbie pojedynczej w mianowniku.

-Badanie pokazują, że przeciętny pracownik biurowy traci w skali roku około 140 godzin na szukanie dokumentów.-

Powiadomienia

System do zarządzania dokumentami ma możliwość ustawiania autoresponderów, które są wysyłane do zainteresowanych osób w momencie wystąpienia zdarzenia. Może to być nowe zgłoszenie reklamacyjne, korespondencja z sądu itd.

Obieg dokumentu

System obiegu dokumentów pozwala na tworzenie scenariuszy procesów jakie dany dokument ma przejść. W dowolnym momencie można utworzyć nowy unikatowy proces jeśli zajdzie taka potrzeba.
Przykładowym procesem jest dekretacja faktur.

Statystyki dokumentu

Aplikacja DMS pozwala na gromadzenie i przestawiania w sposób graficzny ilości odczytu dokumentu. System wskaże dane takie jak: data, godzina, użytkownik, adres IP i inne. Informacja zawiera dane o kopiowaniu pliku oraz drukowaniu.

Udostępnianie dokumentów innym systemom

Dedykowane oprogramowanie do zarządzania dokumentami może współpracować z zewnętrznymi systemami do księgowości, sprzedaży, kadr itd.

Stałe linki do dokumentów

System tworzy stałe linki do dokumentów co pozwala na budowanie relacji między nimi oraz szybkie wyszukiwanie.

Autonumeracja

Oprogramowanie tworzy unikatowe numery dokumentów, które pozwalają bardzo szybko odnaleźć dokument.

Korzyści i zalety systemu do zarządzania dokumentami

  • Wydajne narzędzie prowadzi do wzrostu efektywności pracowników co przekłada się na wzrost konkurencyjności przedsiębiorstwa, oszczędności czasu i pieniędzy.
  • System standaryzuje procedury co prowadzi do mniejszej ilości błędów.
  • Nieograniczony dostęp do dokumentów przyspiesza pracę.


Twój sukces leży w naszym interesie!

Umów się na darmowe konsultacje i zapytaj o dostęp do przykładowych realizacji.

+48 668 863 291
+48 12 307 19 13
kontakt@kamee.pl
Skype: marcinaffelski
../oprogramowaniadedykowane
@systemycrm


darmowe konsultacje